Gestire al meglio il tempo di lavoro per essere più produttivi è l’obiettivo di ogni freelance. Lavorare meglio per lavorare meno.
Purtroppo, non è sempre facile imparare a districarsi fra i vari impegni personali e lavorativi, i clienti che chiedono modifiche dell’ultimo minuto, quelli che hanno mille incertezze e cambiano sempre i piani e quelli che hanno l’abitudine di fare riunioni interminabili.

Come imparare dunque a gestire al meglio il tuo tempo per essere più produttivo? Grazie alla Legge di Parkinson!

La Legge di Parkinson e la gestione del tempo

“Il lavoro dura sempre quel tanto che è necessario a colmare il tempo disponibile per farlo”.

Ecco cosa dice la Legge di Parkinson.

La legge afferma che se per fare un lavoro hai a disposizione una settimana, ci impiegherai una settimana. Ma, se per lo stesso lavoro, hai a disposizione tre giorni, allora questi ti saranno sufficienti.

Ciò accade a causa del fatto che l’essere umano, spesso valuta il tempo utile a svolgere un lavoro in base a quanto ne ha a disposizione e non in base a quanto sia davvero necessario. 

L’esempio più classico di questa caratteristica sono le riunioni: se hai una riunione con un cliente e ti prefissi di dedicare all’incontro al massimo un’ora, la riunione durerà un’ora. Ma se ti organizzi per dedicargli al massimo trenta minuti, quasi magicamente quel lasso di tempo sarà sufficiente per risolvere le stesse questioni!

Ovviamente testare questo tipo di variazione è difficile perché vorrebbe dire fare due volte la stessa riunione. Però pensa a tutti quegli incontri iniziali e paragonali a quelli a ridosso delle scadenze. Ti accorgerai anche tu che le differenze in termini di tempistiche cambiano notevolmente!

Gestire il tempo per essere più produttivo

Come fare dunque a sfruttare la Legge di Parkinson per gestire al meglio il tempo di lavoro ed essere più produttiv@?

Semplice:

• Pianifica con accuratezza: completa un lavoro nel minor tempo possibile e applica la stessa disponibilità a tutti i progetti simili
• Imponiti le scadenze: anche se hai scadenze lunghe, imponiti delle scadenze più brevi per ridurre i tempi di lavoro. La scadenza è sempre un riferimento capace di spronarti, così da non dilungarti inutilmente.
• Elimina le attività che ti fanno perdere tempo; alcuni lavori sono tediosi e lenti. Rispondere alle email può essere un’attività lunga, soprattutto se ci si perde a leggere testi e allegati non rilevanti. Presta attenzione a ciò che ti fa perdere tempo ed eliminalo.
• Applica il concetto della Legge di Parkinson; così da non ritrovarti con giornate completamente vuote e giornate in cui devi diventare una macchina multitasking che rimbalza da un lavoro a un altro.

E quando dobbiamo cominciare un lavoro nuovo?

Non tutti sono lavori che hai già fatto e di cui conosci bene le reali tempistiche (per fortuna!). Ma come comportarsi quando non hai idea di quale sia il tempo davvero necessario a completare un incarico?

Anche qui la risposta è molto semplice: devi fare dei tentativi.

La prima volta completalo nel tempo che ti sembra il minore possibile, la volta successiva prova a ridurlo, e così via fino a trovare le tempistiche strettamente necessarie.

Anche l’allenamento serve a migliorare. In alcuni lavori, quando si muovono i primi passi si è necessariamente più incerti e lenti rispetto a quando si matura un po’ di esperienza. Per questo tipo di lavori, ridurre sempre un po’ di più il tempo a disposizione per il completamento dell’incarico può essere un’ottima strategia per ritagliarsi del tempo libero o dedicarsi a nuovi progetti.

Cyril Northcote Parkinson, famoso autore e studioso di pubblica amministrazione, ci ha lasciato questa Legge molto importante e che può renderci capaci di gestire i tempi di lavoro molto meglio.

Se ti applicherai seguendo le indicazioni riportate e riflettendo molto bene sul contenuto di questa Legge, sicuramente riuscirai a gestire meglio il tuo tempo di lavoro e sarai più produttivo.
Potresti perfino ritagliarti dei minuti importanti da dedicare a te stesso! Prova e fammi sapere nei commenti!