Ormai la fatturazione elettronica è obbligatoria per tutti, da un anno lo è anche per forfettari che fatturano più di €25.000,00 e dal 1° gennaio 2024 l’obbligo sarà esteso a tutti. Se rientri nella categoria che sta pensando come gestire questo cambio, oppure se ancora non ti trovi bene con l’attuale sistema, il mio articolo vuole darti una mano a scegliere il software giusto per la fatturazione elettronica, ma soprattutto incoraggiarti: probabilmente ti sembra un cambio ostico da affrontare, scoprirai invece che ti fa risparmiare un sacco di tempo, organizzando e gestendo al meglio le tue fatture e i dati vitali che riguardano l’andamento della tua partita iva.

Si può gestire la fatturazione elettronica senza un servizio in abbonamento?

La risposta è sì: essendo la fatturazione elettronica sostanzialmente un modo per comunicare in maniera più veloce e trasparente con l’Agenzia delle Entrate, puoi gestire la fatturazione anche all’interno del tuo account sul sito dell’Agenzia, eseguendo l’accesso con le credenziali SPID. Puoi fare lì le fatture e poi inviarle ai tuoi clienti alla sezione apposita tramite SdI, il sistema d’interscambio che gestisce invio e ricezione delle fatture elettroniche in formato XML tra clienti e fornitori.

È fattibile?

Non è certo impossibile, ma di sicuro i siti ministeriali non brillano per la user experience e quindi, le prime volte, non sarà immediato. Ci sono diversi tutorial disponibili su YouTube e appena dai un’occhiata capisci che si tratta dell’ufficio complicazione cose semplici, per buttarla sull’ironia 😅.

La semplicità dei vari software presenti online, rispetto al sito dell’Agenzia, è notevole; inoltre il sito non consente, ovviamente, nessuna personalizzazione rispetto a questi, nessun documento di cortesia fatto leggibile e carino con i colori del brand, ma solo file XML utili al sistema stesso; ovviamente non c’è nessun report di costi e ricavi, è un puro mezzo da utilizzare gratuitamente per lo scambio di fatture elettroniche. Io ti consiglio, visto i costi assolutamente abbordabili, di investire su un software a pagamento, che vedremo più sotto. Anche io all’inizio ero scettica (leggi: preoccupata dall’ennesima incombenza) ma poi ho apprezzato moltissimo la facilità, la velocità e la migliore organizzazione del flusso di documenti.

E in realtà ci sono anche altri servizi da utilizzare gratuitamente, almeno per fare una prova. Vediamoli insieme.

Software gratuiti per la fatturazione elettronica

1. Come abbiamo detto, c’è il sito dell’Agenzia delle Entrate, utilizzabile con lo SPID, oppure con le credenziali Entratel o Fisconline, che permette di creare le fatture in XML (il formato necessario). Come dicevamo, non molto intuitivo, e soprattutto il sito dell’Agenzia non invia le fatture elettroniche fatte al sistema d’interscambio, come tutti i software a pagamento, ma bisogna collegarsi alla sezione fatture e corrispettivi.
2. AssoInvoice è un tool gratuito creato da Assosoftware, l’associazione nazionale produttori di software gestionali e fiscali. Rispetto al sito dell’Agenzia, fornisce un foglio di stile col quale l’utente riesce a visualizzare la fattura in modo normale, perché i formati XML non sono molto intuitivi per gli esseri umani.
3. Anche la Camera di Commercio offre un servizio gratuito di fatturazione elettronica, ovviamente rivolto ai soli iscritti.

Software a pagamento per la fatturazione elettronica

1. Fattura24: un servizio completo e fatto bene, che utilizzo in prima persona da qualche tempo. Permette di fare le fatture elettroniche e inviarle a SdI, fare anche la versione in pdf da inviare ai clienti come documento di cortesia, e di personalizzarle con tutto ciò che riguarda il brand (si carica una volta sola logo e si scelgono i colori per il modello di fattura, ed è fatta!). Permette di fare fatture proforma che poi, una volta incassate, si possono trasformare in fatture elettroniche, permette di fare anche preventivi e gestire ordini, ovviamente ricevere le fatture d’acquisto. Ma consente anche di tenere sott’occhio l’andamento del business con i report che mettono a confronto i vari anni, e anche il “peso” dei singoli clienti sul fatturato: ci hai mai pensato? Può essere sorprendente vedere questi dati nero su bianco! Ci sono vari piani di abbonamento disponibili, anche in base al numero di documenti, ma si parte dai 5 euro al mese per un forfettario. Ne vale assolutamente la pena!
2. Fatture in Cloud: uno dei più famosi! I prezzi più o meno sono quelli di Fattura24, ha il POS digitale integrato e la possibilità di inserire la tessera sanitaria per le spese mediche (se le scarichi!). Il layout è accattivante. Personalmente ho optato per Fattura24 ma ero altamente indecisa tra loro e Fatture in Cloud!
3. Aruba: anche questo servizio è molto famoso. Non lo conosco, ma dicono che, a differenza del servizio hosting che non performa proprio al 100%, pec e fatturazione elettronica sembrino validi. Il costo è molto basso, 25 euro all’anno + iva per il servizio completo (c’è, infatti, anche la versione di sola ricezione, che però mi sembra abbastanza inutile dal momento che si passa alla fatturazione elettronica) se non superi lo spazio dedicato di 1 GB, dopodiché sono 25 euro ogni giga aggiuntivo.
4. SumUp fatture: ex Debitoor, l’ho usato per almeno un paio d’anni. È un ottimo sofwtare per chi è in regime forfettario. Purtroppo per coloro che sono in regime semplificato / ordinario non è una buona soluzione in quanto molte utilities presenti invece su Fattura24 o Fatture in Cloud (come visualizzazione veloce dell’IVA e dell’imponibile) non sono presenti. Sono certa faranno nuove implementazioni, ma al momento lo consiglierei solo per chi è in forfettario!

Come dicevo sopra, se si sceglie uno strumento valido e completo come Fattura24 i vantaggi sono tanti, non solo quello più immediato dell’obbligo di legge.

Certamente una fattura personalizzata e fatta da un gestionale, e non a mano, dà un’impressione molto più professionale ai clienti. Inoltre si risparmia molto tempo, potendo contare su un unico spazio dove conservare le fatture e avere sempre sottomano la situazione: fatturato, da incassare, da pagare… Quello della fatturazione elettronica è a tutti gli effetti un software che migliora anche l’organizzazione del business.

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