Come farsi consegnare in modo puntuale i materiali dal cliente

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Come farsi consegnare in modo puntuale i materiali dal cliente

Come web designer, uno dei maggiori ostacoli che possiamo incontrare è il ritardo nella consegna dei materiali necessari da parte dei clienti. Testi, immagini e altri contenuti sono fondamentali per portare avanti il progetto in maniera fluida e rispettare le scadenze (e mal di testa misto frustrazione! 😅).

Cosa possiamo fare per prevenire ritardi e garantire che i clienti forniscano tutto il necessario in tempo? In questo articolo, ti do qualche dritta basata sulla mia esperienza pluriennale come web designer per affrontare questo problema e mantenere il controllo dei tuoi progetti.


Stabilire aspettative chiare fin dall’inizio

Patti chiari, amicizia lunga.. così dice il detto giusto?
È fondamentale chiarire sin dall’inizio le modalità della collaborazione con il tuo cliente, credimi il rischio è portare avanti i tuoi progetti in modo estremamente frustrante!

Durante la prima call esplorativa, ti suggerisco di spiegare quali sono gli step per iniziare a lavorare insieme e quali materiali dovranno fornire entro quando (stabilisci una data). Assicurati che il cliente comprenda cosa farai tu come web designer in questo progetto e l’importanza di consegnare questi materiali in tempo per rispettare le scadenze del progetto.

Spiega quindi in modo chiaro che, se ritarderà nella consegna dei materiali, anche tu inevitabilmente ritarderai nella consegna del progetto.


Formalizzare gli accordi presi nel contratto

Dopo aver spiegato verbalmente al cliente la necessità di ricevere i materiali entro una data stabilita, è importante ribadire queste informazioni anche nell’offerta formale e nel contratto. Questo passaggio non solo formalizza l’accordo ma rende chiaro al cliente che ci sono delle scadenze da rispettare, e che non rispettarle avrà delle conseguenze!

Assicurati di evidenziare questa parte nella tua offerta utilizzando un design accattivante, come box e icone, per attirare l’attenzione su questo punto cruciale (non vogliamo che il cliente “se lo perda”, giusto?).

Eccoti un esempio di dicitura da inserire nella tua offerta:

“Per creare il tuo sito avrò bisogno di testi e immagini forniti da te. I materiali dovranno essere consegnati puntualmente entro i termini stabiliti, così da garantire la consegna del progetto nei tempi concordati.”


Promemoria e reminder

Se il progetto non inizia nell’immediato invia un promemoria al cliente per ricordargli di preparare tutti i materiali richiesti. Io ad esempio, lavoro con lista d’attesa per garantire ad ogni progetto la giusta attenzione e dare la possibilità al cliente di preparare tutto il materiale in tempo per la partenza!

Puoi programmare questa email all’inizio della collaborazione, in modo che si invii automaticamente alla data stabilita. Questo piccolo accorgimento può fare una grande differenza nel mantenere il progetto sulla buona strada.

Ti suggerisco di inviare il promemoria almeno un mese prima dell’inizio del progetto e di programmarne un secondo a una settimana dall’inizio.


Facsimile per sollecito materiali

Arriva il giorno dell’inizio del progetto e… surprise!! I materiali non sono ancora stati ricevuti 😅.

In questo caso conviene scrivere una mail decisa al cliente, spiegando che il mancato invio dei materiali compromette l’inizio del progetto. Essere chiari e risoluti è fondamentale per evitare di rincorrere il cliente per mesi… credimi!

Ecco quindi un facsimile di email da inviare al cliente. Ovviamente, personalizza questa mail con il tono di voce che usi nella tua comunicazione!

Ciao [nome del tuo cliente],
come stai? Spero tutto bene!

Sto per iniziare il nostro progetto, ma mi mancano ancora i testi e le immagini necessari per poter partire. Purtroppo, questo ritardo sta influenzando la nostra tabella di marcia e potrebbe far slittare la data di consegna.

Per andare avanti, avrei bisogno di ricevere i materiali entro [specifica una nuova scadenza, ad esempio 3 giorni lavorativi].

Se hai bisogno di una mano per raccoglierli, fammelo sapere e possiamo organizzare una breve chiamata!

Ti ricordo che, come da contratto, se non ricevo i materiali entro la nuova scadenza, sarò costrett@ ad applicare una penale di [specifica l'importo o le condizioni della penale]. Questo ci aiuterà a evitare ulteriori ritardi e a rispettare i tempi previsti.

Grazie per la tua collaborazione.

Aspetto una tua risposta al più presto.
Un caro saluto,

[Il tuo nome]


Inserire penali per ritardi

A mali estremi… estremi rimedi!
Ultimissima spiaggia, se vedi che i tuoi clienti tendono sempre a ritardare nella consegna dei materiali, per evitare ritardi e per dare un ulteriore incentivo valuta l’inserimento di una clausola penale nel contratto. Questo può essere un ottimo deterrente per i clienti che tendono a procrastinare.

Esempio di clausola:

“In caso di ritardo nella consegna dei materiali da parte del cliente, si applicherà una penale di [importo] per ogni giorno di ritardo, a partire dalla data stabilita.”


Conclusione

Gestire i ritardi nella consegna dei materiali può essere complicato, ma con una comunicazione chiara e proattiva e con un contratto ben strutturato, è possibile minimizzare questi problemi.

Ricorda, stabilire aspettative chiare fin dall’inizio e mantenere una comunicazione costante con il cliente sono le chiavi per un progetto senza mal di testa!

Se sei un web designer in cerca di supporto – tecnico, emotivo ❤️ 😂, o di gestione del tuo business, sappi che puoi contare sul mio supporto! Dai un’occhiata al mio servizio di mentoring, magari potrebbe fare al caso tuo! 😉

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