Come comunicare con i clienti e semplificarti la vita

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Come comunicare con i clienti e semplificarti la vita

Della comunicazione con i clienti ho fatto un vero e proprio cavallo di battaglia per il mio business: non è facile e nemmeno immediato, ma seguendo alcuni accorgimenti da implementare piano piano nella tua strategia, puoi anche tu semplificarti la vita e imparare come comunicare con i clienti in modo ottimale, senza stress e con piacere!

Magari, infatti, fai il mio stesso lavoro da web designer, oppure hai comunque un’attività che implica una conoscenza approfondita del cliente e vari momenti di scambio e interfaccia per monitorare il progetto, come gli esperti di marketing, consulenti aziendali, ma anche i formatori e i coach. In questi casi è davvero importante saper comunicare con efficacia con i clienti, ma anche impostare un metodo in cui i punti di contatto siano chiari fin da subito.

Sai come comunicare con i clienti?

Forse la domanda ti suona persino retorica: hai una bocca per parlare, uno smartphone su cui ricevere telefonate e un computer su cui gestire le email, dunque… è fatta? No, purtroppo non funziona così. Dedicare un po’ di tempo a delineare modi e tempi per comunicare con i clienti è fondamentale. Per fare questo, rispondiamo a qualche domanda insieme:

  • offri call conoscitive?
  • hai un questionario d’entrata con domande ad hoc per impostare bene il tuo lavoro?
  • specifichi modalità predefinite di comunicazione già sul contratto, o lasci tutto al caso?
  • dedichi alle call, o alle email, determinati slot di tempo oppure rispondi mentre lavori, tra una pausa e l’altra?
  • fai attenzione al testo delle tue email? Controlli errori, refusi?
  • imposti la comunicazione su basi di assertività?
  • utilizzi una firma nelle email, un account WhatsApp Business, un indirizzo email professionale e dedicato al lavoro? (non puffetta89 chiocciola libero punto it, per intenderci)

Ora che hai fatto il punto della situazione, vediamo come procedere dandosi regole, implementando modalità, pianificando lo scambio con i propri clienti.

7 regole d’oro per comunicare con i clienti

  1. Imposta un metodo per comunicare con i nuovi clienti: ti scrivono via mail per richieste d’informazioni, oppure in messaggio privato sui social? A quel punto, potresti pensare di offrire una call conoscitiva di circa un quarto d’ora o mezz’ora al massimo per rispondere direttamente a eventuali dubbi, farti conoscere e capire anche se è il cliente che fa per te. Mi raccomando, se scegli questa via, niente fretta: dedica un paio d’ore alla settimana a queste call e sii presente e a disposizione della persona che sta per investire su di te.
  2. Crea un questionario standard, magari differenziato in base al servizio, da inviare ai clienti che confermano la collaborazione. Dovrà contenere domande specifiche sul lavoro che dovrai portare avanti: molti quesiti verranno naturali solo con l’esperienza, all’inizio puoi però buttare giù un elenco di informazioni che ti servono per offrire un buon servizio.
  3. Consenti ai clienti di scriverti su WhatsApp o telefonarti a ogni ora? E magari rispondi pure? Questo errore, se sei all’inizio, è normale, ma ti consiglio di rimediare presto! Metti per iscritto sul contratto (altro strumento fondamentale per comunicare con i clienti!) quali sono i mezzi attraverso i quali possono comunicare con te e soprattutto gli orari e le giornate, fornendo anche tempistiche di risposta. Per questo ultimo punto ti consiglio di prenderti del tempo, a meno che tu non sia un chirurgo sono certa che non sarà un problema!
  4. Come dicevo al punto precedente, non c’è nessun bisogno tu risponda subito. Quando lavori allontana lo smartphone e togli le notifiche delle email: sceglierai un momento specifico della giornata in cui risponderai a tutte le comunicazioni col giusto tempo, il giusto tono, le giuste informazioni. Il rischio è, infatti, quello di sembrare scostanti e scortesi solo perché siamo presi da tutto il resto.
  5. Sempre per questo motivo, è importante rileggere le comunicazioni e controllare eventuali refusi. Rileggi ad alta voce: è comprensibile? Come suona?
  6. Assertività, che significa? Nel linguaggio umano è saper comunicare la propria opinione, le proprie preferenze ma anche le proprie emozioni senza aggredire o offendere l’interlocutore, ma anzi… trovare il modo perché le parole ti aiutino a ottenere ciò che desideri portando un vantaggio anche al cliente! Se ricevi una telefonata a tarda sera, per esempio, il modo migliore per comunicare il tuo disappunto non è “non chiamarmi a quest’ora”, ma “sono cert@ che, se ci sentiamo domani mattina, saremo entrambi freschi e concentrati e ne uscirà qualcosa di meglio!”
  7. Imposta delle comunicazioni standard anche dal punto di vista visivo: firma nelle email completa di logo, carta intestata che possa rendere riconoscibili i tuoi preventivi così come i contratti. Utilizza strumenti professionali: email con dominio del tuo sito, WhatsApp business, Zoom o Google Meet per le call, un calendario tipo Calendly dove inserire gli slot di tempo dedicati alle call

Percorso di Mentoring

Questi consigli ti sono stati utili? Sto pensando di creare un percorso di mentoring per freelance, per chi avvia il proprio business e non solo ha necessità di capire come muoversi, ma ha anche bisogno di un piccolo kit per comunicare al meglio con i clienti: che ne pensi, sarebbe interessante per te? Se sì, puoi lasciarmi la tua mail qui sotto e ti aggiornerò con tutte le novità!

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