Fare preventivi efficaci (cioè quelli che i clienti accettano senza nemmeno chiedere sconti) è un problema comune a tutti i freelance e imprenditori digitali e non, almeno fino a quando non hanno fatto un (bel) po’ di esperienza e hanno trovato il modello di preventivo perfetto per loro, quello col più alto tasso di chiusura.

Ma prima, come si fa? Da che parte iniziare? Come renderla un’attività non troppo dispendiosa? Ecco, in questo articolo ho deciso di fare una guida per creare un preventivo con i principali aspetti, a parer mio, che lo rendano davvero efficace. Devi sapere, infatti, che fare preventivi è una delle attività della vita di un freelance che io, personalmente, detesto. Un po’ come la contabilità, insomma. Ma non posso sempre delegare: ci sono preventivi che, per la complessità del progetto richiesto, hanno la necessità di una descrizione dettagliata da parte mia. Col tempo ho trovato il modo per non farmi rubare troppo tempo, che poi rubato non lo è mai perché senza fare preventivi… non si muove il motore del nostro business! E allora, meglio che quei preventivi sui quali investiamo tempo siano davvero efficaci.

Partiamo dalle basi per fare un preventivo

Al di là del fatto che potrà sempre capitare un preventivo più o meno personalizzato, il primo passo perché il preventivo sia efficace è… avere un’offerta semplice e chiara. Non puoi improvvisarti e studiare tipologie di servizi nel momento in cui il possibile cliente ti chiede un preventivo, perché se non hai tu le idee chiare fin dall’inizio della tua attività e procedi adeguando i servizi alle richieste, questo si trasmetterà nell’offerta comunicando indecisione a chi si appresta a prenderti in considerazione. Prima cosa, quindi, prima ancora di fare preventivi: studia la tua offerta. Butta giù un piano di servizi molto chiaro, meno sono, meglio è. Non fare mille versioni diverse, sintetizza il più possibile per tipologia di servizio oppure per cliente tipo, a seconda della tua attività.

Inizia descrivendo il servizio passo passo, ma non partire da ciò che fai tu, bensì dalla trasformazione che il cliente otterrà, dalla soluzione al suo problema, insomma… dal motivo per il quale si è rivolto a te. Un esempio? Nel mio caso, realizzare un sito internet si traduce anche con “avere la tua vetrina sul web e farti conoscere da più clienti possibili”. Metti in luce questi aspetti, in che modo il tuo lavoro può creare un impatto nella vita del cliente?

Fino a che continuerai, infatti, a elencare nel dettaglio ogni azione del tuo lavoro, in alcuni casi piuttosto incomprensibile per chi ti legge, difficilmente riuscirai a chiudere i tuoi preventivi. Mostra al cliente attraverso le parole come si sentirà al termine del lavoro, quali saranno i vantaggi immediati e a lungo termine, come sarà possibile passare da un punto A a un punto B nel percorso che intraprende con te.

Ora passiamo invece agli elementi fondamentali.

Elementi fondamentali per un preventivo efficace

• Una grafica accattivante: ti prego, non fare i preventivi su Word tipo muro di testo, usa la fantasia! Puoi usare Canva per creare preventivi grafici tipo presentazione: se non hai dimestichezza oppure non vuoi fare pasticci fatti aiutare! Usa i colori del tuo brand, il tuo font e sii coerente con l’aspetto del tuo sito, fai come se il preventivo fosse un’appendice dei tuoi servizi. Utilizza blocchi di testo, evidenzia le parti importanti, usa gli elenchi. Lascia la parte d’investimento in fondo
• Presentati all’inizio: due righe per ricordare chi sei e cosa fai
• Obiettivi: elenca per macropunti gli obiettivi del cliente e il suo progetto
• Descrivi come risolverai il suo problema / esaudirai il suo desiderio
• Descrivi il flusso di lavoro in modo chiaro: cosa deve fornirti il cliente, quale sarà il ruolo attivo, in che tempi, cosa farai tu subito e nelle varie fasi del lavoro, come comunicherete
• Parla delle tempistiche per la consegna effettiva
• In fondo inserisci l’investimento e le modalità di pagamento nel modo più chiaro possibile e magari facendo un piccolo riassunto (esempio: a fronte di questo, tu ricevi x, y, z)
• Metti sempre una scadenza dell’offerta così che tu possa rinegoziare
• Inserisci una paginetta con le migliori recensioni dei tuoi clienti

Crea un modello riutilizzabile

Creati un modello facilmente riutilizzabile e modificabile, in modo tale che, nel caso di personalizzazioni, tu possa facilmente riprenderlo e modificarlo.

Nel modello metterai tutti i servizi, insomma l’offerta completa, e poi andrai a salvare nuove copie modificandole per i clienti, in questo modo perderai poco tempo tu e farai aspettare poco tempo al cliente che desidera capire in breve tempo come muoversi.

Un’ultimo suggerimento: sii sicur@ di ciò che chiedi, non fare sconti a prescindere. Non farli in generale, ma ovviamente ci sono situazioni, con clienti collaudati ecc, in cui ti può venire spontaneo. Ma di base, lavora bene nel costruire un’offerta forte, datti valore, sii cert@ dei tuoi prezzi e dell’enorme valore che il cliente ottiene dal tuo lavoro. L’ho scritto per ultimo, ma è l’aspetto davvero più importante da trasmettere per fare preventivi efficaci, quelli che il cliente accetta subito!